「先生の事務所では、マイナンバーはどのように管理されていますか？」
このように顧問先からたずねられたら「ウチの事務所は安全管理措置もしっかりやっていますよ、安心してください！」と自信をもって答えられますか？
平成28年1月からマイナンバー制度が社会保障分野にもマイナンバーが必要となりました。雇用保険の手続きにおいては得喪業務をはじめ以下の手続きでマイナンバーの記入が必要です。
しかしながら平成28年9月現在、行政での対応状況にはばらつきがあり「届書を出しても、役所から強くマイナンバーの記入を求められていない」というのが実情ではないでしょうか。
現在、社会保障分野でマイナンバーが必要な手続きは雇用保険に限られていますが、平成29年1月からは社会保険の主要手続きにも必要となります（但し、半年程度実施時期が遅れるとの情報もあります）。
税務面では、今年の年末調整が初めて従業員全体からマイナンバー回収が必要となるため、マイナンバー本格始動の年と言えるのではないでしょうか。
いずれにせよ、いつマイナンバーの取り扱いが本格化しても、適切に運用できる事務所体制と環境が整っていなければなりません。
SRP2認証の申請で、事務所内の管理状況と体制整備を！
全国社会保険労務士会連合会が個人情報保護体制の指標としているSRP2認証は、マイナンバー制度の開始に伴い従来のSRP認証と比べてより厳格なものとなりました。認証取得には、リスクマネジメントの観点から人的・物理的・技術的・組織面においてあらゆる事態を想定し、事務所体制を築いていく必要があります。事務所体制の見直しと顧問先に信頼してもらう指標のひとつとして、SRP2認証の取得を検討されてはいかがでしょうか。
台帳ユーザー様でSRP2認証の取得を予定されている方は、併せてこちらもご覧ください。
情報漏洩の原因の多くは、人的な過失であると言われています。
参考： 情報漏洩の約８０％は内部の人的要因？（セコム）
このことからも職員教育が重要であり、事務所内全体で知識を習得し、意識を高めていく必要があることがわかります。
連合会の認証審査e-ラーニングをもとにした職員の内部研修をおこなったり、民間資格でマイナンバー検定取得を目指すなど知識の習熟に努めるのもいいですね。
顧問先に「しっかり管理している」ことを知ってもらうために
訪問型から来所型に
毎月の顧問先訪問も、定期的に社労士事務所に来所してもらい、社労士事務所内で適切に情報や業務が取り扱われている環境を見てもらってはどうでしょうか。社労士事務所で重要な顧問先からの情報が「どのような環境で、誰が、どんな体制で業務をしているのか」実際に見てもらうことで得られる安心と信頼があります。（もちろん、いつ顧問先にチェックされてもいいような環境に事務所内が整備されている必要があります）
また、これをきっかけに訪問型から来所型の事務所スタイルに切り替えることが可能ならば、顧問先への訪問にかかる交通費や時間を節約することができます。
定期的な利用ログの定時
マイナンバーを扱っている企業については、定期的に取扱いの実績（ログ）を顧問先に提示する。
これもまた、定期的に提示することで顧問先企業から「きちんと対応してくれているんだな」と安心してもらえる一つの要素になります。
「クラウド、それって安心なの？」と顧問先に聞かれたら
台帳から利用できるクラウドサービス『Cellsドライブ』は、Microsoftのクラウド、Azureを利用しています。
現在様々な企業がクラウドサービスを提供していますが、各社でサービスに力を入れており簡単にデータが喪失したり流出する可能性は高くはありません。
その中でも、世界的に信頼性がありMicrosoftExcelでできているセルズソフトと対象が良いことから、MicrosoftAzureを採用しました。
台帳のCellsドライブでマイナンバーを管理することを顧問先に説明するための資料を、台帳でご用意しています。
起動方法：台帳MENU(起動画面)から、処理ファイルボタン→その他グループ：マイナンバーを読み込みます。収録様式「その他：Cellsドライブのセキュリティ」をお選びください。ご利用いただくには、パソコンにMicrosoftPowerPointがインストールされている必要があります。
「マイナンバーは税理士や別のサービスで管理をしている」と言われたら
慎重な取り扱いが必要となることから「マイナンバーのデータを色んな場所に保持したくない」と考えるのは至極当然です。
もし、税理士や事業所が給与計算をおこなっていて、すでに給与計算ソフトにマイナンバーが登録されていることも考えられます。
「マイナンバーは手続きで必要になったら、紙でお渡しします」
「クラウドに保管しているので、必要な都度社労士さんの方でログインして確認して欲しい」
など、顧問先や税理士とマイナンバーの受け渡し方について明確にしておく必要があります。
台帳（Cellsドライブ）で管理せず紙でやり取りする場合や、手続きの都度記録を残す場合は、下記の労働者名簿型台紙や手動による利用ログの記録についても参考にしてください。
「クラウドにマイナンバーを置かないでほしい」と顧問先に言われたら
セキュリティ面での安全性を伝えても、インターネット上にデータを保管することに抵抗を感じる方もいらっしゃるかもしれません。
「クラウドにマイナンバーを置かないでほしい」
もし顧問先にそう言われたら、台帳では電子申請のデータ作成の都度手入力して、対応することができます（台帳にはマイナンバー部分のデータは残りません）。
紙での手続きの場合も同様ですが、プリントアウト後にマイナンバー部分だけ手書きをしても良いかもしれません。
しかし、適切にマイナンバーを利用した記録は残さなければいけません。手動による登録とはなりますが、マイナンバーを含む届書の作成や電子申請をおこなったら「登録」しておくことをお奨めします。
台帳での対処方法：届書作成
台帳での対処方法：手動による利用の記録
台帳起動中にエクセルメニューバー（上部）より、業務日誌→取扱状況入力 で登録
※台帳でCellsドライブを利用してマイナンバーを管理している場合は、登録・編集・削除・作成・印刷の都度、自動的にログが記録されます。別途登録する必要はありません。
従業員からマイナンバーを回収する際には「労働者名簿型の台紙」が便利！
従業員からのマイナンバー回収は、給与計算を受託している事業所では扶養控除申告書により回収する、と考える方が一般的かもしれません。
給与計算を受託していない事業所は、手続きの都度、必要に応じて回収することになります。
このマイナンバーを回収する際には、扶養控除申告書とは別の様式で回収することをお奨めします。扶養控除申告書の保存期間は７年間ですが、退職者などの不要なマイナンバーが記載されている場合は、マスキング処理などを施せば期間を過ぎても保管しても良いことになっています。
過去の扶養控除申告書から退職者を探してマスキングすることは現実的ではなく、退職者が生じればマイナンバーの別様式だけを破棄するほうがずっと簡単です。
台帳の労働者名簿では、マイナンバーも一緒に回収できる様式をご用意しています。
事業所が対面で従業員から回収しない場合は、別途身元証明書などが必要となります。運転免許証のコピーなどを添付する枠も備えています。
