扶養控除申告書及びマイナンバーの回収事例

今年も年末調整の時期がやってきました。

扶養控除申告書には原則として毎年マイナンバーの記載が必要ですが、事務処理軽減のため扶養控除申告書・配偶者控除申告書のマイナンバーを省略する方法が掲載されています（詳細はこちら）。
これにより扶養控除申告書の回収について複雑化しているため、十分な検討を行ったうえで事業所に応じて適切な対応をすることをおすすめします。

本記事では、Cells給与を利用した「扶養控除申告書のタイミングに合わせてマイナンバーを回収する方法」についてご紹介します。
下記フローチャートに沿って該当する箇所へお進みください。

用語の定義

本記事では以下のように用語を定義します。

法令：個人情報保護法及びマイナンバー法

ガイドライン：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）

Q○‐○：国税庁の源泉所得税関係に関するFAQの参照番号

「相違ない」旨を記載する方法：従業員が扶養控除等申告書・配偶者控除申告書の余白に「マイナンバーについては給与支払者に提供済みのマイナンバーと相違ない」旨を記載し、会社は既に提供を受けている従業員のマイナンバーを確認し、確認した旨を扶養控除等申告書・配偶者控除申告書に表示することでマイナンバーの記載を省略する方法（Q1-5-1）

①扶養控除申告書・配偶者控除申告書にマイナンバーを記載して回収する

扶養控除申告書・配偶者控除申告書のマイナンバー欄に直接マイナンバーを記載してもらい回収する方法です。
マイナンバー未回収事業所でも回収済み事業所でも採用できる方法ですが、マイナンバー回収済み事業所の場合は再度マイナンバーの記載及び本人確認が必要です。
扶養控除申告書・配偶者控除申告書に直接マイナンバーを記載してもらうため、マイナンバー欄は斜線を引かずに出力します。
マイナンバーを初めて回収する従業員へは利用目的を通知する必要があります。

◆メリット
・シンプルでわかりやすい。
・扶養控除申告書・配偶者控除申告書でマイナンバーを回収できる。

◆デメリット
・既にマイナンバー提供済みの従業員も再度記入が必要。（Q2-2）
・原則、マイナンバーの提供を受ける際は毎回本人確認が必要（本人確認を省略できる場合有り）。（Q2-2）
・マイナンバーが記載された扶養控除申告書・配偶者控除申告書を7年間保管しなければならない。
・原則、保管に際しては法令及びガイドラインに則した対応が必要となる。
・扶養控除申告書・配偶者控除申告書のスキャナ保存はNG。
・マイナンバー部分をマスキングして保管はNG。（Q1-17）

◆出力方法
この方法をとる場合は以下の設定で扶養控除申告書、保険料控除申告書、配偶者控除申告書を印刷してください。
1.「扶養控除申告書提出のお願い（2枚作成されます）」はチェックを外します。
2.「個人番号欄に斜線を引かない」を選択します。
3.その他の設定はチェックを外します。
4．印刷すると「扶養控除申告書」「保険料控除申告書」「配偶者控除申告書」の3枚が印刷されます。

マイナンバーの利用目的を書面で通知する場合は、別途書式をご用意しております。併せてご利用ください。
利用目的の書式出し方：扶養控除申告書内→関連資料→マイナンバー回収について（Word形式）

②「相違ない」旨を記載して扶養控除申告書・配偶者控除申告書のマイナンバーを省略する（マイナンバーは全員未回収）

まだマイナンバーは全員未回収の事業所で、扶養控除申告書・配偶者控除申告書にはマイナンバーを書かずに回収する方法です。
この場合は扶養控除申告書・配偶者控除申告書にはマイナンバーの記載を要しないため、扶養控除申告書・配偶者控除申告書のマイナンバー欄は全て斜線を引きます。代わりにマイナンバー回収用の別紙にてマイナンバーを回収します。

◆メリット
・マイナンバーの記載がないため扶養控除申告書・配偶者控除申告書・配偶者控除申告書の保管コスト軽減。
・マイナンバー回収用紙は原本破棄してスキャナ保存が可能。
・Cellsドライブでマイナンバー回収用紙を保管すれば顧問先の保管コスト軽減。

◆デメリット
・従業員への配布用紙が多くなる（マイナンバー回収用紙など）
・税務調査時に扶養控除申告書・配偶者控除申告書の提出を求められた際に扶養控除申告書・配偶者控除申告書にマイナンバーを記載して提出する必要がある。（Q1-5-1）

◆出力方法
この方法をとる場合は以下の設定で扶養控除申告書、保険料控除申告書、配偶者控除申告書及びマイナンバー回収用紙を印刷してください。
1.「扶養控除申告書提出のお願い（2枚作成されます）」にチェックを入れます。
2.「個人番号欄に斜線を引く」を選択します。
3.その他の設定にチェックを入れます。（※1）
4．印刷すると「扶養控除申告書」「保険料控除申告書」「配偶者控除申告書」「扶養控除申告書提出のお願い（2枚）」の計5枚が印刷されます。

※1　「本人の署名欄を出力」のチェックを入れると「相違ない」旨の文言の横に本人の署名・押印欄が表示されます。「相違ない」旨の表示については特に本人の署名・押印は求められていませんので任意にご利用ください。

③「相違ない」旨を記載して扶養控除申告書のマイナンバーを省略する（マイナンバーは一部未回収）

既にマイナンバーは回収済みで、扶養控除申告書・配偶者控除申告書にはマイナンバーを書かずに回収する方法です。
この場合は扶養控除申告書・配偶者控除申告書にはマイナンバーの記載を要しないため、扶養控除申告書・配偶者控除申告書のマイナンバー欄は全て斜線を引きます。（②の手順で出力します）
ただし、新たに扶養になった方などマイナンバーを把握していない人がいる可能性があるため、その場合はマイナンバー回収用紙でマイナンバーを回収します。
マイナンバー回収用紙の個人番号欄はまだマイナンバーを提出していない方の分のみ記載してもらう運用となります。（印刷時に出力される案内文書にその旨が記載されています。）
なお、「台帳」をお使いの方で「台帳」にマイナンバーを登録済みの場合は、マイナンバー回収用紙の個人番号欄は既にマイナンバーを登録済みの人の場合はアスタリスク（****）が入りますので「台帳」で出力することをおすすめします。

◆メリット
・マイナンバーの記載がないため扶養控除申告書・配偶者控除申告書の保管コスト軽減。
・マイナンバー回収用紙は原本破棄してスキャナ保存が可能。
・Cellsドライブでマイナンバー回収用紙を保管すれば顧問先の保管コスト軽減。

◆デメリット
・マイナンバー未回収者と回収済みの人が混在する場合があるため事務が煩雑化する。
・従業員への配布用紙が多くなる（マイナンバー回収用紙など）
・税務調査時に扶養控除申告書・配偶者控除申告書の提出を求められた際に扶養控除申告書・配偶者控除申告書にマイナンバーを記載して提出する必要がある。（Q1-5-1）

◆出力方法
この方法をとる場合は以下の設定で扶養控除申告書、保険料控除申告書・配偶者控除申告書及び説明資料を印刷してください。
1.「扶養控除申告書」「保険料控除申告書」「配偶者控除等申告書」にチェックを入れます。
2.「全ての個人番号欄に斜線を引く」を選択します。
3.その他の設定にチェックを入れます。（※1）
4．印刷すると「扶養控除申告書」「保険料控除申告書」「配偶者控除申告書」の計3枚が印刷されます。

5.「扶養控除申告書提出のお願い（2枚作成されます）」にチェックを入れます。
6.「全ての個人番号欄に斜線を引く」を選択します。その際「マイナンバー回収済のみ斜線」にチェックを入れます。
7.その他の設定はデフォルトのままで構いません。
8．「扶養控除申告書提出のお願い（2枚）」の計2枚が印刷されます。

④「相違ない」旨を記載して「扶養控除申告書」「保険料控除申告書」「配偶者控除申告書」のマイナンバーを省略する（マイナンバーは全員回収済み）

既にマイナンバーは回収済みで、扶養控除申告書にはマイナンバーを書かずに回収する方法です。
この場合は扶養控除申告書にはマイナンバーの記載を要しないため、扶養控除申告書のマイナンバー欄は全て斜線を引きます。
扶養も含めてマイナンバー未回収者はいないことがわかっているためマイナンバー回収用紙等は印刷しないパターンです。

◆メリット
・マイナンバーの記載がないため扶養控除申告書・配偶者控除申告書の保管コスト軽減。

◆デメリット
・税務調査時に扶養控除申告書・配偶者控除申告書の提出を求められた際に扶養控除申告書・配偶者控除申告書にマイナンバーを記載して提出する必要がある。（Q1-5-1）

◆出力方法
この場合は以下の設定で扶養控除申告書、保険料控除申告書・配偶者控除申告書を印刷してください。
1.「扶養控除申告書提出のお願い（3枚作成されます）」はチェックを外します。
2.「全ての個人番号欄に斜線を引く」を選択します。
3.その他の設定にチェックを入れます。（※1）
4．印刷すると「扶養控除申告書」「保険料控除申告書」「配偶者控除申告書」の3枚が印刷されます。